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用人單位勞動規章制度是指用人單位為加強內部勞動管理，保障勞動者依法享有勞動權利和履行勞動義務，按照法定程序、以書面形式制訂并公布的行為準則。用人單位的勞動管理規章制度要產生法律的效力，必須符合以下的要件：

一、規章制度內容必須合法

根據《中華人民共和國勞動法》第八十九條規定：用人單位制定的勞動規章制度違反法律、法規規定的，由勞動行政部門給予警告，責令改正；對勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。該條明確要求用人單位勞動規章制度的內容必須合法。用人單位勞動管理規章制度的違法條款沒有法律效力。

二、制訂規章制度程序必須合法

程序合法指勞動規章制度的制訂必須符合法律規定的程序。《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規定：“用人單位根據《中華人民共和國勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。”說明勞動管理規章制度必須通過民主程序制定，民主程序包括：在內容上必須要與職代會或職工大會民主討論確定，在形式上必須經職代會或職工大會民主討論通過。

三、規章制度必須公示并告知

公示原則是現代法律法規生效的一個要件。用人單位勞動規章制度必須經公示后方能第生效，未經公示的用人單位勞動規章制度對職工不具有約束力，也沒有法律上的效力。公示一般采用用人單位文件、印制用人單位勞動規章制度手冊、在規定場所公布等形式發布。

由于用人單位勞動規章制度只在用人單位內部使用，不為公眾所知道，所以在用人單位錄用新職工時，應當告知新員工本用人單位的規章制度的內容，通過發放用人單位勞動規章制度手冊等方式讓職工了解具體的內容，以確保規章制度的實施。

四、規章制度必須經審查備案

根據國務院《勞動保障監察條例》第十一條規定，勞動保障行政部門有權對用人單位制定內部勞動保障規章制度的情況實施勞動保障監察，對用人單位勞動規章制度進行審查。勞動保障部門對用人單位勞動規章制度進行審查備案，能夠及時發現和解決用人單位在制定勞動規章制度過程中可能存在的問題，預防違法行為的發生，以此保障勞動規章制度內容的合法性和制訂程序的合法性，保護勞動關系雙方當事人的合法利益。

勞動部《關于對新開辦用人單位實行勞動規章制度備案制度的通知》（勞部發[1997]338號）規定，對新開辦用人單位實行勞動規章制度備案制度。用人單位不報送備案的，可責令改正。

為規范用人單位用工行為，保護勞動者合法權益，促進社會穩定，現就用人單位與勞動者確立勞動關系的有關事項通知如下：

一、用人單位招用勞動者未訂立書面勞動合同，但同時具備下列情形的，勞動關系成立。

• 用人單位和勞動者符合法律、法規規定的主體資格；
• 用人單位依法制定的各項勞動規章制度適用于勞動者，勞動者受用人單位的勞動管理，從事用人單位安排的有報酬的勞動；
• 勞動者提供的勞動是用人單位業務的組成部分。

二、用人單位未與勞動者簽訂勞動合同，認定雙方存在勞動關系時可參照下列憑證：

• 工資支付憑證或記錄（職工工資發放花名冊）、繳納各項社會保險費的記錄；
• 用人單位向勞動者發放的“工作證”、“服務證”等能夠證明身份的證件；
• 勞動者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報名表”等招用記錄；
• 考勤記錄；
• 其他勞動者的證言等。